NTT-IT Group và nhà phân phối độc quyền MeetingPlaza tại Việt Nam là NCS Media cho biết hình thức họp này sử dụng hệ thống dựa trên trang Web tên là MeetingPlaza thông qua phương thức "ASP" (Nhà cung cấp dịch vụ ứng dụng). Mỗi người tham gia sử dụng dịch vụ sẽ được cấp một tài khoản.

Nhà cung cấp này cho biết dịch vụ họp trực tuyến MeetingPlaza không đòi hỏi nhiều chi phí đầu tư thiết bị, người dùng chỉ cần sử dụng máy tính cá nhân hoặc điện thoại thông minh và máy tính bảng để tham gia buổi họp.

Họp trực tuyến sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều chi phí.

Theo ông Ánh, trong giai đoạn kinh tế khó khăn chung, việc sử dụng hình thức họp trực tuyến sẽ là một giải pháp tối ưu nhằm tiết kiệm triệt để các chi phí lớn của doanh nghiệp như: ăn, ở, đi lại, gọi điện thoại, tổ chức hội họp, trang thiết bị, thời gian...của cả cá nhân và công ty.

Trả lời về việc khả năng cạnh tranh với các đối thủ đến trước, như Cisco, Polycom và Viettel XConference, ông Đào Xuân Ánh - Tổng Giám đốc NCS Media, cho rằng: "Cạnh tranh sẽ dựa trên chất lượng và chi phí triển khai. MeetingPlaza có lợi thế về giá thành và đường truyền âm thanh tốt nên sẽ không ngại khi tiếp cận thị trường Việt Nam dù đã chậm chân hơn các hãng khác".

Ông Ánh nhận thấy tiềm năng của dịch vụ họp trực tuyến bởi nền kinh tế khó khăn đòi hỏi các doanh nghiệp phải tiết kiệm chi phí đi lại để họp mặt trực tiếp. Tuy vậy, thách thức trước mắt đó chính là tâm lý ngại thay đổi của các doanh nghiệp khi tiếp cận với công nghệ mới, và cả những lo ngại về vấn đề bảo mật thông tin.

Hiện có khoảng  hơn 3000 doanh nghiệp tham gia sử dụng dịch vụ MeetingPlaza trên toàn thế giới. Cuối năm 2012 vừa qua, NCS Media đã chính thức trở thành Nhà phân phối độc quyền dịch vụ MeetingPlaza tại trị trường Việt Nam.